- テレワークで仕事の効率が落ちている
- 残業や休日の仕事を減らし、副業や趣味を充実させたい
そういった願望を持っている方に向けて、仕事の生産性向上する方法を簡潔にご紹介します。
（私も仕事の時間を減らしたくて仕方がありません。）
本記事の内容
書店に行けば、生産性を上げるためのTIPSが書かれた本がたくさん並べられています。
しかし、小技でも効果がないことはないのですが、「生産性が向上した！」と実感できるほどの効果を得ることは、なかなか難しいなと感じています。
そこで、ここでは私自身が試しながら本当に効果があると感じた、生産性の向上方法TOP3を紹介させていただきます。
生産性を向上させるために効果的な方法3選
1．ToDoリストを作成する
ToDoリストを作成することはビジネスマンとして基本なので、当たり前じゃんと思われるかもしれません。しかし、基本だけど奥も深く、使いこなせていない人が多いのがToDoリストだと思います。
ToDoリストを作成すると以下の効果が得られます。
・モチベーションに左右されず、仕事を進めることが出来る
・「次に何をやるか？」を考えることで、集中力が途切れるのを防ぐ
ToDoリストの作成は意外と難しい
私が考える、ToDoリストを作成する際のポイントは１つです。
それは「ToDoを細かく分解すること」です。前述したToDoリスト作成のメリットを享受するためには、ToDoリストに取り組むためのハードルを極限まで下げることが重要です。もし「○○の資料を作成する」のようなToDoがリストに入っていた場合、実際にはまずどのように資料作成を進めるか考える必要があり、モチベーションを奮い立たせることができないかもしれません。
まず、自分の仕事をいくつかのカテゴリに分け、カテゴリ毎にやるべきことを洗い出しましょう。
その次に、やるべきことをもっと細かく分解出来ないか？誰でもアクションがわかるレベルまで分解されているか？と自分に問いかけましょう。
このToDo分解は意外と頭を使う作業ですが、あらかじめToDo分解を行い、仕事の進め方を決めておくことで、その後の仕事を楽にすることができます。
2．タスクをスケジュールに組み込む
2つ目のTIPSでは、ToDoリストを作成するだけでなく、スケジュールに組み込んでいきます。
これにより以下の効果が得られます。
・モチベーションに左右されず、気持ち良く仕事を進めることが出来る
・優先順位と所要時間を決めることで、無駄作業に時間を消費することを防ぐ
楽に仕事をしたい
細かく分解されたToDoリストを作成することで、仕事へ取り組むハードルをかなり下げることができましたが、ToDoをスケジュールに組み込むことで、更に仕事を楽にすることができます。
「この時間にこれをやる」というところまで決まっているので、自動的にタスクに取り組みだけでOKとなります。特に、午後や夜は疲れてきていて意思力が低下しているので、スケジュールに組み込むことが重要だなと感じています。
優先順位決定とスケジューリング
まず、タスクの優先順位を決めましょう。この時の判断軸に「緊急度」を使ってしまいがちですが、なるべく「重要度」を判断軸に優先順位を決定するようにしましょう。重要度低×緊急度高のタスクはやらなかったり、手を抜いてもなんとかなるものです。
次に、スケジュールへの組み込んでいきます。私の場合、思考系ToDoを午前に入れ、作業系ToDoを午後に入れるようにするにしています。午前の方が頭が働くので、思考力が必要なToDoを午前に、スライド作成・データ集計のような作業要素が強いToDoは、個人的には午後〜夜の方が捗ります。
3．時間泥棒をシャットアウトする
仕事における時間泥棒は、大きく以下の2つだと考えています
・チャット/メールの返信
・（自分にとって）重要でない会議
時間泥棒であるチャット/メールをシャットアウトする、重要でない会議を有効活用することで、次の効果を得ることができます。
・仕事が中断されることによる生産性の損失を避け、集中して業務を進める
・1日の終わりに「そういえば今日何したっけ？」となることを避ける
チャット/メールとの付き合い方
常にチャット/メールの返信より、自分がスケジューリングしたタスクを実行することを優先するようにしています。仕事のできる人は返信が早いと良く言われ、確かに統計的には事実だと感じています。しかし私の場合、この返信に対して相手がどう感じるか？を考えすぎてしまったり、管理職ではなく作業者なのでちょっとした確認・作業が付随するケースが多く、意外と時間を取られていることに気づきました。
①スケジューリングしたタスクを優先する、②チャット/メール返信モードの時間は即レスするという自分ルールで仕事をしています。（ただし偉い人からのチャット/メールは例外として、なる早で返信するようにしています。）
重要でない会議
大勢が入っている定例会議など、どうしても自分にとって重要でない時間があるますが、その時間がチャット/メール返信のチャンスになります。いずれにせよ、会議に参加しながら集中して仕事に取り組むことは難しいので、ここをメール返信タイムにすると効率が良いです。
基本、即レスはしませんが、自分が聞きたいことがある場合は即レスしてもらえる関係性ができていると助かるので、こういったメール返信モードの時は即レスすることで同僚から悪い印象を持たれないようにしたいところです。
まとめ
私の考える、本当に効果がある生産性向上施策は以下3点でした。
1．ToDoリストを作成する
2．タスクをスケジュールに組み込む
3．時間泥棒をシャットアウトする
1,2はセットで実行するのがオススメなので始業前に近くのカフェで、3は今すぐに、ぜひ実行いただけると嬉しいです。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
